[แจกฟรี] เสกบัญชีร้านผ่อนไปใช้ไปให้เป็นระเบียบใน 5 นาทีด้วย Money Tracking Template

ความน่าปวดหัวอันดับ 1 ของการเปิดร้านผ่อนไปใช้ไปคือจดบันทึกยอดโอนลูกค้าที่ปริมาณมันมหาศาลมากในแต่ละวัน และน่าปวดหัวกว่านั้นอีกเมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้นแล้วต้องมานั่งตรวจสอบความถูกต้องใหม่ทั้งหมด เพื่อให้เข้าใจตรงกันมาเริ่มดูกันที่ปัญหาที่แอดมินเจอ และเชื่อว่าทุกคนก็เจอเหมือนกัน

ลูกค้าโอนมาแล้วเท่าไหร่ ไม่มีใครรู้

เมื่อก่อนแอดมินมือใหม่มาก คิดแค่ว่าเราคุย เราขาย เราเก็บยอด สรุปยอด แจ้งลูกค้า แล้วจบเลย แต่ความจริงเมื่อมีลูกค้ามากขึ้น เราไม่ได้มีเวลามาเปิดแชทอ่านทีละแชทเหมือนตอนร้านยังมีลูกค้าน้อย บางครั้งอยากรู้ว่าลูกค้าหลักร้อยรายของเราเนี่ยใครโอนถึงไหนแล้ว ต้องโอนเพิ่มอีกเท่าไหร่ก็ดูไม่ออก จะไล่เปิดแชทก็ไม่ไหว เลยปล่อยเลยตามเลยไปบ้าง ทำให้ไม่รู้รายรับเลย T^T

บวกเลขผิด ได้บวกกับลูกค้าแทน

แอดมินจะสรุปยอดให้ลูกค้ากลับไปเมื่อมีการโอนตลอด เพื่อทำลูกค้าสบายใจว่าเราได้รับเงินมาแล้วและบอกยอดว่าขาดเหลืออีกเท่าไหร่ได้เป็นกำลังใจให้ลูกค้าจ่ายต่อด้วย (ไม่รู้ลูกค้าคิดแบบนี้ไหม ^^)

ตัวอย่างการสรุปยอดรายการที่ส่งให้ลูกค้าในแชท

ปัญหาคือบางครั้งก็ลงราคาผิดแต่ไม่รู้ตัวและเราต้องทำแบบนี้ไปอีกเป็นหลายสิบคน หลังจากที่สรุปไปไม่นานลูกค้าก็มีทักท้วงเข้ามา ซึ่งเราจากไล่เช็คใหม่ว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ อารมณ์เหมือนนั่ง audit ในวิชาบัญชี + ต้องเคลียสรุปและคุยกับลูกค้าใหม่

ทำธุรกิจแต่ไม่เห็นตัวเลขก็เหมือนเดินปิดตาบนถนน

ด้วยความที่เราเป็นมนุษย์ ต้องกินต้องใช้ก็ต้องแบ่งเงินที่ได้จากลูกค้ามาหมุนเป็นค่าใช้จ่ายพนักงาน (ตัวเอง) ด้วยแต่เพราะไม่รู้รายได้ที่ชัดเจน ทำให้ไม่รู้ว่าเราควรเอาออกมาใช้เท่าไหร่เพราะอย่าลืมว่าเราต้องเผื่อนำไปหมุนเพื่อซื้อสินค้าด้วย จะไปไล่เช็คว่าควรเตรียมซื้อสินค้าอะไรก็ต้องไปอ่านจากแชทว่าใครโอนใกล้ถึงยอดแล้วอีกด้วย

ปัญหาที่โคตรเยอะ ที่แก้ได้ด้วยไฟล์เพียงอันเดียว

หลังจากที่เจอปัญหามาเยอะแยะ แอดมินเลยได้ลองทำ Google Sheet ไว้แก้ปัญหาเรื่องการติดตามการจ่ายเงินเบื้องต้น ภายใน template แบ่งเป็น 3 หน้า

1. รายชื่อลูกค้า (Customer List)

บันทึกรายชื่อลูกค้า, สินค้า, ราคา, วันเริ่มผ่อน เพียงเท่านี้ก็จะสามารถใช้ข้อมูลลูกค้านี้ใน sheet หน้าอื่นๆ ได้

2. บันทึกการชำระเงิน (Payment Record)

• เลือกชื่อลูกค้าจากรายชื่อที่บันทึกไว้ กดตรงลูกศรจะมีรายชื่อลูกค้าที่เราทำให้จากข้อที่ 1 มาให้เลือก
• กรอกยอดเงินที่ลูกค้าชำระเข้ามา

3. สรุปยอดลูกค้า (Summary)

• แสดงข้อมูลสำคัญแบบครบๆ แบบไม่ต้องคำนวณเอง ทั้งราคาสินค้า, ยอดชำระรวม, ยอดคงเหลือ
• พร้อมแสดงสถานะ ได้แบ่งถูกว่าลูกค้าอยู่ในขั้นตอนไหน: “ผ่อนหมดแล้ว”, “กำลังผ่อน”, หรือ “ยังไม่เริ่มผ่อน”

ตัวอย่างการใช้งานจริง

1. นาย A ขอผ่อน iPhone 14 ราคา 26,900 บาท แอดมินจะกรอกข้อมูลที่ sheet แรก (รายชื่อลูกค้า) ตามนี้

2. นาย A จ่ายเงินมา 100 บาท แอดมินกรอก sheet ที่สอง (บันทึกการชำระเงิน)

3. แอดมินดูสรุปได้เลย กดเลือก sheet ที่สาม (สรุปยอดลูกค้า) จะมีข้อมูลแสดงตามนี้

เรียบง่ายแต่ทรงพลัง Download ได้เลยวันนี้

Template นี้ช่วยแก้ปัญหาที่เกริ่นไปตอนแรก ทำให้ลดความผิดพลาดได้มากกว่า 90% อีกทั้งยังเพิ่มความมั่นใจในความถูกต้องของข้อมูลอีกด้วย

สามารถ download และนำไปใช้งานกันได้เลยที่ด้านล่างบล็อคนี้ หลังจากนี้จะมีความรู้หรือเครื่องมืออะไรมาแชร์อีกมากมาย หากสนใจอยากได้อะไรแนวนี้เพิ่มอีกก็อย่าลืมติดตามกันเอาไว้ ขอขอบคุณทุกคนที่อ่านจนจบ ไว้พบกันครับ

Download